Tout au long de la vie de votre entreprise, l’organisation d’événements compte parmi les projets indispensables que vous devrez généralement accomplir. Vous pouvez, par exemple, organiser un team building, une fête d’entreprise, un séminaire ou une soirée de lancement d’un produit. Quel que soit le type de manifestation, certains aspects doivent être pris en compte pour une organisation qui suit les règles de l’art. Un événement réussi donne d’ailleurs une image positive à votre entreprise. Il est donc très important de ne pas négliger sa mise en place et de prendre le temps de bien s’attarder sur chaque détail. Comment y parvenir et assurer son bon déroulement ?
Prévoyez des objets publicitaires pour vos clients et prospects
Durant un événement professionnel, offrir des goodies vous aidera à marquer plus facilement les esprits de vos prospects ou de vos clients. Parmi le large éventail de choix, le chapeau publicitaire est l’un des plus intéressants, car il est personnalisable, son prix est abordable et il est durable. Les objets publicitaires sont effectivement capables d’impacter considérablement la manifestation. Celle-ci restera ainsi plus longtemps dans les mémoires. Il faut cependant offrir le bon objet au bon moment pour que l’opération soit efficace.
Les objets publicitaires présentent également des avantages non négligeables en termes de coût. Vous pouvez alors optimiser votre stratégie de communication tout en réduisant les frais. Notez que lors d’un salon professionnel, au moins 75 % des invités retiennent les entreprises ou les marques ayant offert un objet publicitaire. Vous préparez une foire, un salon professionnel ou un rendez-vous avec vos clients ? Nous vous recommandons d’offrir un objet tel qu’un simple flyer ou un chapeau publicitaire pour marquer les esprits. Le couvre-chef est un des meilleurs accessoires personnalisables que vous pourrez utiliser lors de vos congrès, meeting ou tout autre événement de votre entreprise. Il est possible de le personnaliser à l’image de votre organisation avec votre logo, votre adresse, vos produits phares et votre slogan par exemple.
Que visez-vous lors de cet événement ?
Pour que l’organisation d’un événement d’entreprise soit réussie, il est indispensable d’avoir des objectifs bien définis. Votre but pourrait ainsi être la promotion de votre marque sur un nouveau marché par exemple. Cela ne se limite néanmoins pas uniquement à ceci, vous pouvez aussi organiser un événement pour instaurer une meilleure cohésion au sein des équipes. Un événement est aussi parfait dans le cas où vous sentez que de nouveaux salariés ont du mal à s’intégrer. Il en va de même lorsque certains collaborateurs ont une baisse de motivation. Pour ces cas précis, un team building ou un séminaire pour motiver vos équipes sont de très bonnes méthodes. Dans tous les cas, que vous comptiez féliciter un travail d’équipe ou influencer vos collaborateurs, un événement d’entreprise est une solution de choix.
Prévoyez une date et un lieu pour l’événement
Le pire des scénarios qui peuvent se produire est que vous prépariez votre événement au dernier moment. Il faut ainsi, au préalable, prévoir une date de déroulement et un lieu pour la manifestation. Pour disposer d’une bonne marge de manœuvre, l’idéal serait que vous commenciez vos préparatifs à l’avance, à hauteur de plusieurs mois. Pour un maximum de participation, nous vous recommandons également de prévenir vos convives des mois précédant la manifestation. En ce qui concerne le lieu, dans la mesure du possible, il est conseillé de miser sur quelque chose d’inhabituel et d’original. Plus la salle sera belle et atypique, plus la réussite de votre événement sera à votre portée. Vous pouvez laisser libre cours à votre imagination pour trouver la salle parfaite. Pensez d’ores et déjà aux activités que vous allez réaliser afin de les choisir au mieux. Attention, si vous avez vos propres équipements, vous devrez choisir le lieu en conséquence. Il faut par ailleurs savoir qu’il existe deux types de salles pour l’événementiel. On compte celles qui vous seront proposées, clés en main, avec le mobilier, certains équipements ainsi que le service. On a aussi les salles vides, beaucoup moins onéreuses, mais qui nécessitent plus d’organisation et de gestion durant la préparation.
Mettez en place des activités pour animer l’événement
Un événement sans activités est tout simplement inimaginable ! Ce sont même les principaux centres d’intérêts dans les team buildings, entre autres. Une fois les collaborateurs réunis, vous pouvez alimenter leur enthousiasme en leur proposant des activités qui devraient les intéresser. Les activités que vous choisirez devront toutefois s’accorder avec les objectifs que vous aurez définis. Dans le cas où vous souhaitez motiver vos équipes, des activités sportives qui poussent chacun à se surpasser sont à privilégier. Pour maintenir ou optimiser les relations interpersonnelles, optez pour des activités collectives. Pour la cohésion, nous recommandons des activités proposant des défis à relever en groupe.
Veillez à la sécurité de l’événement
Dans un événement d’entreprise, la sécurité est en général négligée au profit d’autres aspects (animations, service traiteur, etc.). Il s’agit pourtant d’un facteur clé qui conditionne la réussite de l’événement. Dans ce genre de manifestation, les incidents malencontreux ne sont jamais loin. Il est donc très important de veiller à ce que la salle que vous aurez choisie réponde parfaitement aux exigences de sécurité dans le domaine de l’événementiel. La présence d’extincteurs et de sorties de secours adéquates par exemple est ainsi à vérifier scrupuleusement. Faire appel à une agence de sécurité est aussi une très bonne alternative pour assurer la sécurisation des lieux et de vos invités.
Définissez un budget au préalable
S’il y a un aspect qui conditionne vraiment la concrétisation de votre événement d’entreprise, c’est bien le budget. Sans budget bien réfléchi et bien établi en amont, vous aurez des difficultés à préparer tous les aspects en rapport à la manifestation. Il faut ainsi que vous ayez en tête l’enveloppe à allouer aux différents prestataires, au lieu, aux activités et autres dépenses essentielles. Aucun détail ne doit être omis et son coût doit être considéré dans les fonds destinés à la réalisation de l’événement. Il ne faut pas non plus oublier de prévoir une marge plus ou moins conséquente pour réduire les risques au maximum et pour vous parer à toute éventualité.
