La réussite d’un événement professionnel repose sur plusieurs paramètres. Après le lieu de séminaire vient la prestation du traiteur événementiel. En effet, nourrir le corps et l’esprit sont autant essentiels lors d’un séminaire d’entreprise. C’est pourquoi le choix du traiteur ne doit pas se faire au hasard. Pour vous aider, nous vous livrons quelques conseils dans cet article.
Choisir un traiteur seminaire entreprise : définir les besoins
La définition des besoins est la première étape du choix d’un traiteur. Un séminaire est un concept précis auquel la plupart des prestataires doivent pouvoir s’adapter. Certains traiteurs proposent des spécialités telles que :
- la cuisine raffinée ;
- la cuisine du monde ;
- la cuisine orientale ;
- la cuisine healthy.
Assurez-vous de choisir un professionnel qui correspond à l’image et au thème de votre événement. La cuisine servie doit contribuer à délivrer un message aux participants. Par exemple, si vous œuvrez pour une démarche responsable, choisissez un traiteur qui privilégie les produits locaux. Vous trouverez par ici un traiteur seminaire entreprise et un lieu d’exception.
La personnalisation du menu
En général, les traiteurs proposent déjà une carte à leurs clients. Toutefois, ils doivent aussi tenir compte de vos goûts et demandes personnelles. Misez sur un prestataire qui sait varier les plaisirs en utilisant des produits frais, car les convives souhaitent goûter à différentes saveurs le jour J. Ainsi, que ce soit au niveau du service ou du menu, un traiteur seminaire entreprise doit être en mesure d’offrir une prestation personnalisée.
Les formules proposées
Un traiteur offre différentes formules au choix :
Le cocktail apéritif
Le cocktail apéritif est idéal pour clôturer un événement ou pour débriefer sur la réunion. Il se compose de bouchées apéritives et de boissons alcoolisées ou non. Il se déroule généralement dans une ambiance conviviale sur le lieu de seminaire.
Le cocktail déjeunatoire
Durant un cocktail déjeunatoire ou dînatoire, le traiteur seminaire entreprise doit servir un large choix de bouchées aux invités. Pour en assurer la réussite, il est important de tenir compte des régimes et des habitudes alimentaires de ces derniers.
Les plateaux-repas
Les plateaux-repas sont à la fois tendances et économiques. Les convives bénéficieront chacun d’une jolie boîte composée de pièces de cocktail chaudes ou froides ainsi que de pain et de couverts.
Le buffet debout
C’est le parfait compromis entre cocktail apéritif et cocktail déjeunatoire. Dans ce cas, le nombre de mini-bouchées est réduit pour laisser place à des petits plats individuels. Cependant, les convives doivent les déguster debout en se mêlant les uns aux autres sur le lieu de seminaire.
La pause gourmande
Si le séminaire s’étend sur plusieurs heures, n’oubliez pas de prévoir une ou plusieurs pauses gourmandes. Elles permettront aux collaborateurs de se ressourcer. Cette formule s’accompagne de boissons chaudes ou froides ainsi que de cookies, de viennoiseries et de brochettes de fruits.
La réputation
Privilégiez un traiteur seminaire entreprise qui a une bonne réputation. C’est un gage de qualité et de fiabilité. En effet, la notoriété se construit sur plusieurs années. Seul un prestataire qui se distingue dans son domaine peut être qualifié de professionnel. N’hésitez pas à faire des recherches sur le traiteur qui vous intéresse. Dans le cas où ses anciens clients auraient vécu une mauvaise aventure, pensez à reconsidérer votre choix. Fiez-vous uniquement à des avis positifs et regardez les retours d’expérience sur Google.
Le budget
Avant de rechercher un lieu de seminaire et un traiteur, déterminez un budget. Cela vous facilitera grandement la tâche. Cependant, le budget ne doit pas être le principal critère à prendre en compte. Vous devez veiller à servir un repas copieux à vos convives. Pour cela, prenez le temps de comparer les offres sur le marché. Un devis ne vous engage encore à rien, donc demandez-en plusieurs pour mieux évaluer les tarifs. Si votre budget est assez limité, il est préférable d’opter pour une offre sur mesure.
La dégustation
C’est souvent l’étape finale de la recherche d’un traiteur seminaire entreprise. La dégustation reste le meilleur moyen de juger de la qualité des menus. Si le prestataire la décline, c’est qu’il n’est sûrement pas à la hauteur de sa publicité. Les traiteurs spécialisés suggèrent eux-mêmes de faire une dégustation avant la signature du contrat. Notez qu’ils doivent aussi être ouverts aux remarques.
Une fois que les deux parties parviennent à un accord, il est conseillé de le formaliser par un document écrit. Les éléments suivants doivent y figurer :
- les services inclus ;
- les conditions générales de la prestation ;
- les prix et les majorations de prix à prévoir.
Tous les détails susceptibles d’avoir un incident le jour J sont à mentionner dans le contrat.
